نحوه ایجاد جدول زمانی پروژه کامل [Template + Examples]

جمع آوری یک قالب زمان بندی پروژه معمولاً شامل Google Doc و مهارت های قالب بندی متوسط ​​است. سپس وظایفی را به هم تیمی ها اختصاص می دهد و قول می دهد که تاریخ تحویل مورد توافق را مشخص کند. اما چند هفته می گذرد و جدول زمانی به هم می ریزد. اولویت های بالاتر ظاهر می شوند و مهلت ها بدون پیشرفت زیاد از بین می روند.

پروژه ها می توانند به دلایل زیادی شکست بخورند: عدم حمایت رهبری ، کاهش بودجه پیش بینی نشده ، یا نتایج بسیار امیدوار کننده. در واقع ، مدیریت ضعیف پروژه بیشتر از آنچه فکر می کنید رایج است – فقط 55 درصد پروژه ها به موقع به پایان می رسندبه

اما ایجاد یک جدول زمانی که همه افراد درگیر بدانند در حال کار روی چه چیزی هستند و چه زمانی باید به آن اطمینان حاصل شود که پروژه شما از مهلت اولیه خود فراتر نرود. این امر برای نگه داشتن پروژه ها (و افرادی که آنها را به اتمام می رسانند) ضروری است.

Now اکنون دسترسی داشته باشید: 16 قالب جدول زمانی و جریان نمودار [Free Tool]

برای اطمینان از اینکه پروژه بعدی شما طبق برنامه پیش می رود ، نحوه تنظیم جدول زمانی پروژه ، بهترین الگوها برای استفاده و چند مثال برای الهام بخشیدن به برنامه ریزی آینده شما را پوشش خواهیم داد.

چرا یک جدول زمانی پروژه ایجاد کنیم؟

مدیریت زمان یکی از مهمترین مهارتهایی است که کارفرمایان در کاندیداها به دنبال آن هستند. مهلت های از دست رفته و پروژه های عجولانه می تواند کل تیم ها (و شرکت ها) را از برنامه زمان بندی کند.

یک جدول زمانی پروژه ای ساختار یافته ، بیش از امتیاز براونی از رئیس شما ارائه می دهد. همچنین می تواند:

  • رهبری و ساختار را در یک پروژه به ارمغان بیاورید
  • موارد ارائه شده را تا کی مشخص کنید
  • به اشتراک بگذارید که مسئول هر وظیفه است و انتظارات خود را در مورد دامنه ، کیفیت و تحویل کار تعیین می کند
  • نشان دهید که چگونه نتیجه پروژه به اهداف شرکت کمک می کند
  • با محاسبه هرگونه تغییر در محدوده پروژه ، بودجه ، تحویل و مهلت پروژه ، ریسک را کاهش دهید.

در نهایت ، جدول زمانی پروژه ، مدیریت یک پروژه را آسان تر و کارآمدتر می کند. اما مطابقت ساختار جدول زمانی با محدوده پروژه مهم است. برنامه ریزی تقویم سرمقاله برای سه ماهه ممکن است زمان و تلاش بیشتری نسبت به ایجاد یک فیلم بازاریابی برای معرفی محصول آینده نیاز داشته باشد.

اینجاست که الگوی مناسب وارد می شود.

مثال جدول زمانی پروژه

بدون الگوی زمانبندی مناسب پروژه ، سازماندهی یک پروژه می تواند کارهای دستی زیادی باشد – چه برسد به آشفتگی قالب بندی هنگامی که چندین نفر دست به دست می شوند.

جدول زمانی ایده آل جهت پروژه را به ارمغان می آورد ، اما در هنگام بروز تغییرات به راحتی قابل انطباق است. در اینجا نگاهی به جدول زمانی پروژه برای افتتاح دفتر جدید شرکت می اندازیم.

قالب زمان بندی پروژه شرکت HubSpot

شما می توانید یک جدول زمانی پروژه برای هر فرآیندی که متکی به یک برنامه است (تقریباً همه چیز این روزها) ، مانند سوار شدن به کارکنان ، مدیریت بحران یا برنامه ریزی کمپین های رسانه های اجتماعی ایجاد کنید. تنها چیزی که باید بدانید این است که چگونه مراحل یک پروژه و کارهای مورد نیاز برای تکمیل هر مرحله را مشخص کنید.

بیایید وارد جزئیات شویم.

نحوه ایجاد جدول زمانی پروژه

ایجاد خط زمان کامل پروژه به استراتژی ، مهارتهای سازمانی و همکاری کامل نیاز دارد. شما نیاز به خرید از طرفداران و دستورالعمل های روشن برای همه افراد درگیر دارید.

برای شروع ، این دستورالعمل گام به گام را برای تنظیم یک جدول زمانی ساختار یافته-بدون توجه به شغل ، صنعت یا سطح مدیریتی خود دنبال کنید.

1. مختصر پروژه بنویسید.

خلاصه پروژه نحوه برخورد شما با یک پروژه را بیان می کند. این شامل جزئیات اهداف ، تحویل ، زمان بندی ، وظایف ، فرایند ، افراد درگیر و منابع مورد نیاز برای انجام پروژه از ابتدا تا انتها است.

آسانا مراحل ایجاد یک خلاصه پروژه ساده ، اما م effectiveثر را بیان کرد. می توانید از این برنامه رایگان استفاده کنید قالب طرح پروژه برای ترسیم اهداف ، نقش ها و مسئولیت های پروژه ، برنامه ، تحویل ، بودجه و موارد دیگر. این یک نقطه شروع عالی برای هر فرآیند برنامه ریزی است.

قالب طرح پروژه HubSpot

یا اگر به مرور کلی جامع تری نیاز دارید که شامل فرایندهای اصلی پیام رسانی و توزیع باشد ، الف خلاصه خلاقانه ممکن است مناسب پروژه شما باشد.

2. لیست تمام وظایف و موارد اقدام.

هر وظیفه ای که در دستیابی به اهداف یک پروژه دخیل است باید در جدول زمانی پروژه وارد شود. پس از ایجاد خلاصه ، لیستی از این وظایف تهیه کنید. می توانید با کارهای بزرگ شروع کنید و آنها را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.

فرض کنید شما مسئول ایجاد یک فیلم بازاریابی برای عرضه جدیدترین محصول شرکت خود هستید. لیست شما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

  • تعیین سرپرست پروژه از هر بخش
  • تنظیم بودجه پروژه
  • یک شرکت تولید ویدئو پیدا کنید
  • طرح بندی استوری بورد ویدئویی
  • ویژگی های اصلی را برای فیلم انتخاب کنید
  • اسکریپت ویدئویی بنویسید
  • ضبط محتوای ویدئویی
  • صدا و موسیقی پس زمینه را اضافه کنید
  • انیمیشن و گرافیک اضافه کنید
  • ویرایش ویدئو
  • کپی اعلان بنویسید
  • کمپین بازاریابی صنایع دستی
  • کلیپ هایی برای اشتراک گذاری اجتماعی ایجاد کنید
  • دارایی های ویدئویی و بازاریابی را تأیید کنید

هنگامی که نقاط عطف اصلی را به دست آوردید ، هر کار را به قطعات کوچکتر تقسیم کنید. به عنوان مثال ، انتخاب یک شرکت تولید فیلم شامل موارد زیر است:

  • تحقیق در مورد شرکت های تولید فیلم
  • لیست شرکت های تولید کننده را تنظیم کنید
  • از هر شرکت تولیدی نقل قول دریافت کنید
  • نقل قول ها را مقایسه کرده و گزینه ها را محدود کنید
  • با شرکت های منتخب ملاقات کنید
  • یک شرکت تولیدی انتخاب کنید
  • قرارداد را نهایی کنید

3. وابستگی ها را متصل کنید.

در یک پروژه ، تا زمانی که کار دیگری کامل نشود ، نمی توان کارهای خاصی را شروع کرد. به این وظایف وابستگی گفته می شود. به عنوان مثال ، تا زمانی که استوری بورد نهایی نشود ، نمی توان از یک فیلم فیلمبرداری کرد. و تا زمانی که موضوع ویدئو انتخاب نشود ، نمی توان داستان نویسی را نهایی کرد.

نگاشتن وابستگی ها به شما کمک می کند تا ترتیب هر کار را محکم کرده و تصمیم بگیرید که چه کسی مسئول چه چیزی است. همه می دانند که در چه قسمتی از پروژه کار می کنند ، کدام وظایف باید قبل از انجام آنها انجام شود و برای تحویل کالاهای مورد نیاز با چه کسی تماس بگیرند.

در اینجا نگاهی به چگونگی ایجاد وابستگی ها در جدول زمانی پروژه می اندازیم.

مثال جدول زمانی پروژه

منبع تصویر

در مثال ، می توانید مشاهده کنید که استخدام غذا باید قبل از نهایی شدن منوی ناهار انجام شود. اما کارهای دیگر ، مانند یافتن دی جی و تصمیم گیری در مورد موضوع رویداد ، می توانند همزمان انجام شوند. بنابراین هنگام ترسیم هر وظیفه ، باید ببینید کدام مراحل می توانند با هم همپوشانی داشته باشند و کدام مراحل باید منتظر بقیه باشند.

4- زمان انجام هر کار را برآورد کنید.

هنگامی که توالی وظایف را مشخص کردید ، باید مشخص کنید که هر کدام چقدر زمان می برد. تا جایی که می توانید تخمین بزنید. به این ترتیب ، ایجاد نقشه راه پروژه و درک چارچوب کلی پروژه آسان تر خواهد بود.

هنگام رفتن ، مطمئن شوید که پروژه ها و اولویت های دیگر تیم خود را در نظر بگیرید. یک طراح ممکن است بتواند پیش نویس خشن انیمیشن های ویدیویی را در یک هفته ارائه دهد ، اما اگر پروژه دیگری را به پایان برسانند ، ممکن است تا دو هفته دیگر نتوانند کار شما را شروع کنند.

با توجه به زمان تیم خود ، تنظیم یک جدول زمانی منطقی و قابل اطمینان را آسان تر می کند.

5. ایجاد جدول زمانی پروژه.

با سازماندهی وظایف خود از اولین تا آخرین مرحله ، جدول زمانی خود را بسازید. هرگونه تنظیمات لازم را برای زمان انجام کار انجام دهید ، نقاط عطف را اضافه کنید و مهلت را محکم کنید. اگر تیم شما با آن کار می کند نرم افزار مدیریت پروژه، جدول زمانی و وظایف را سازماندهی کنید تا پس از جلسه شروع پروژه آماده به اشتراک گذاری باشد.

با استفاده از یکی از الگوهای جدول زمانی پروژه در زیر می توانید در این مرحله در زمان خود صرفه جویی کنید. ساده است که هریک را سفارشی کنید و از کار اضافی برای ایجاد خود از ابتدا اجتناب کنید.

6. جدول زمانی را با تیم پروژه به اشتراک بگذارید.

وای ، جدول زمانی شما کامل است! اکنون ، شما باید آن را با ذینفعان به اشتراک بگذارید. این شامل همه کسانی است که در پروژه مشارکت دارند. شما قبلاً این افراد را در مختصر خود (در مرحله اول) فهرست کرده اید ، بنابراین وقت آن است که مسیر روشن خود را برای پیشرفت پروژه با آنها به اشتراک بگذارید.

ایده خوبی است که A را نگه دارید جلسه آغاز پروژه هم با ذینفعان و هم مشارکت کنندگان فردی ، بنابراین همه از یک صفحه شروع می کنند. شما می توانید اهداف پروژه ، تحویل ها ، نقش ها و مهلت ها را بدون در نظر گرفتن جزئیات زیاد به اشتراک بگذارید. از آنجا ، شما می خواهید زمان را با مشارکت کنندگان فوری پروژه برای چت ویژگی ها و پاسخ به س questionsالات قبل از شروع کار برنامه ریزی کنید.

آیا برای تجسم کل پروژه به کمک نیاز دارید؟ این می تواند به شامل a کمک کند گرافیک جدول زمانی مانند تصویر زیر تا به همه حس کلی بازه زمانی را بدهد. بسته به پیچیدگی پروژه ، می توانید مراحل را اضافه یا حذف کنید.

مثال جدول زمانی پروژه Taskforce Project

منبع تصویر

7. همانطور که پیش می روید خود را وفق دهید.

به یاد دارید که چگونه بیش از نیمی از پروژه ها به موقع به پایان می رسند؟ موانع و عقب ماندگی ها در هر پروژه اجتناب ناپذیر است. بنابراین اگر تیم شما با تاخیر مواجه شد ، باید تأثیر آن را درک کرده و در صورت لزوم جدول زمانی را تنظیم کنید.

در حالی که ممکن است تاخیرها را بدون تغییر مهلت نهایی جبران کنید ، وظیفه شما به عنوان صاحب پروژه این است که سهامداران را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهید. گزارش یک موضوع جزئی (مانند این که یک همکار چند روزی در بستر بیماری است) همیشه برای افراد بالاتر ضروری نیست. اما اگر این یک مانع اصلی است که نیاز به تعدیل شدید زمان بندی دارد (مانند یک مشارکت کننده اصلی که تیم را ترک می کند) ، باید یک جدول زمانی جدید را برای ذینفعان ارسال کنید.

تغییر بخشی از هر شرکتی است ، بنابراین اگر مجبور به تنظیم جدول زمانی خود هستید ، نگران نباشید. بهتر است در مورد دامنه کار و جدول زمانی شفاف سازی کنید تا اینکه افراد را تا زمان رسیدن مهلت در تاریکی نگه دارید. هرچه زودتر خود را برای تغییر وفق دهید ، بازگشت به مسیر آسان تر خواهد بود.

نمونه های جدول زمانی پروژه

تجسم یک پروژه درک آنچه را که باید از ابتدا تا انتها اتفاق بیفتد ساده می کند. این که آیا برای معرفی محصول یا جلسه کمپین به الگو نیاز دارید ، اینها به خوبی طراحی شده اند الگوهای جدول زمانی پروژه برای جلسه برنامه ریزی بعدی شما مناسب هستند.

جدول زمانی کارمند Onboarding

زمان بندی پروژه در حال کار کارکنان

جدول زمانی راه اندازی محصول

جدول زمانی پروژه راه اندازی محصول

جدول زمانی پروژه واکنش بحران

جدول زمانی پروژه واکنش بحران

جدول زمانی تاریخی

جدول زمانی پروژه های تاریخی

جدول زمانی پروژه وظیفه

جدول زمانی پروژه وظیفه

جدول زمانی پروژه جلسه

جدول زمانی پروژه جلسه

تا آنجا که می توانید قالب دریافت کنید نیاز دارید؟ همه این جدول زمانی پروژه (و بیشتر) را به صورت رایگان بارگیری کنید. با در نظر گرفتن زمان بندی های مناسب ، به راحتی می توان همه را به روز و مطلع کرد. اکنون تنها کاری که باید انجام دهید این است که مطمئن شوید پروژه های شما طبق برنامه پیش می روند. موفق باشید!

دعوت جدید برای اقدام

mega888 apk