چگونه یادداشت بنویسیم [Template & Examples]

یادداشت (همچنین به عنوان یادداشت یا “یادآوری” شناخته می شود) برای ارتباطات داخلی در مورد رویه ها یا تجارت رسمی در یک سازمان استفاده می شود.

برخلاف ایمیل، یادداشت پیامی است که شما برای گروه بزرگی از کارمندان، مانند کل بخش یا همه افراد شرکت ارسال می‌کنید. ممکن است لازم باشد یادداشتی بنویسید تا کارکنان را از رویدادهای آینده مطلع کنید یا تغییرات داخلی را پخش کنید.

اگر می‌خواهید کارمندان خود را از کسب‌وکار رسمی داخلی مطلع کنید، در اینجا یک الگوی یادداشت تجاری آسان برای دنبال کردن، و همچنین نمونه‌هایی برای راهنمایی بیشتر آورده شده است.

الگوی یادداشت تجاری

یادداشت

به:

از جانب:

تاریخ:

موضوع:

من برای اطلاع شما می نویسم [reason for writing memo].

همانطور که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد… [evidence or reason to support your opening paragraph].

لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید. در ضمن، من از همکاری شما به عنوان قدردانی می کنم [official business information] اتفاق میافتد.

سرتیتر:

در هدر خود، باید به وضوح برچسب محتوای خود را “Memorandum” بگذارید تا خوانندگان شما بدانند دقیقاً در حال دریافت هستند. سپس، می‌خواهید «TO»، «FROM»، «DATE» و «SUBJECT» را وارد کنید. این اطلاعات برای ارائه محتوا مرتبط است، مثلاً چه کسی را مخاطب قرار می‌دهید و چرا.

بند اول:

در پاراگراف اول، می خواهید هدف یادداشت خود را سریع و واضح بیان کنید. ممکن است جمله خود را با این جمله آغاز کنید: «برای اطلاع شما می نویسم…» یا «برای درخواست… می نویسم». منظور از یادداشت کوتاه، واضح و دقیق است. می‌خواهید مهم‌ترین اطلاعات خود را از قبل ارائه دهید و سپس از پاراگراف‌های بعدی به عنوان فرصتی برای بررسی جزئیات بیشتر استفاده کنید.

بند دو:

در پاراگراف دوم، شما می خواهید زمینه یا شواهدی را ارائه دهید. به عنوان مثال، فرض کنید یادداشت شما به شرکت از یک سازماندهی مجدد داخلی اطلاع می دهد. اگر چنین است، بند دو باید چیزی شبیه این را بگوید: “در حالی که شرکت ما به رشد خود ادامه می دهد، ما به این نتیجه رسیده ایم که جدا کردن تیم تولید ویدیو از تیم محتوای خود منطقی تر است. به این ترتیب، آن تیم ها می توانند تمرکز بیشتری روی خود داشته باشند. اهداف فردی.”

بند سوم:

در پاراگراف سوم، می‌خواهید درخواست خاص خود را از هر کارمند بگنجانید – اگر قصد یک گردش تیمی را دارید، این فضایی است که می‌خواهید شامل «لطفا با محدودیت‌های غذایی پاسخ دهید» یا «لطفاً به من ایمیل بزنید» سوالات.”

برعکس، اگر به کارکنان از ساخت و سازهای آتی ساختمان اطلاع می دهید، ممکن است بگویید، “از همکاری شما در این مدت سپاسگزارم.” حتی اگر هیچ اقدام خاصی از کارمندان انتظار نداشته باشید، مفید است که نحوه برخورد آنها با اخبار و اینکه آیا انتظار دارید آنها در پاسخ به یادداشت کاری انجام دهند یا خیر مفید است.

قالب یادداشت قابل دانلود

آیا می خواهید فرمت یادداشت فوق را در فرم نهایی خود ببینید؟ الگوهای یادداشت تجاری رایگان HubSpot را که در زیر نشان داده شده است دانلود کنید. این سند چارچوبی را در اختیار شما قرار می دهد که یادداشت شما را در موضوعات فرعی مرتب می کند تا به کارمندان کمک کند اطلاعات را بهتر هضم کنند و بفهمند پس از خواندن آن چه انتظاری از آنها می رود.

این قالب را دانلود کنید

قالب یادداشت تجاری

قالب نشان داده شده در الگوهای بالا برای انتقال موثر پیام شما طراحی شده است. یک یادداشت باید اطلاعات لازم را به گونه ای منتشر کند که هضم آن برای تعداد زیادی از کارمندان آسان باشد.

یک موضوع دقیق به آنها هشدار می دهد که این یادداشت به طور خاص به آنها مربوط است. و شروع با یک خلاصه اجرایی به گیرندگان این امکان را می دهد تا قبل از اینکه عمیق تر به جزئیات بپردازید، پیام کلی را درک کنند. اطلاعات پس‌زمینه زمینه پیام را ارائه می‌دهد، و نمای کلی و جدول زمانی باید به سؤالاتی پاسخ دهد که احتمالاً پیش می‌آیند.

نمونه‌های الگوی یادداشت تجاری

صنایع یا موقعیت های مختلف به یادداشت های کمی متفاوت نیاز دارند. برخی از موارد باید طولانی تر یا کوتاه تر باشند، برخی دیگر ممکن است جدول زمانی نداشته باشند، و برخی اطلاعات پس زمینه گسترده ای دارند. قالب یادداشت شما باید متناسب با پیامی که می خواهید کارمندانتان دریافت کنند تغییر کند.

Delay Memo را اجرا کنید

هدف از این یادداشت اعلام تاخیر در عرضه یک محصول است. مقدمه شامل تاریخ جدید است، بنابراین جدول زمانی یا مروری طولانی لازم نیست. این فرمت یادداشت را می‌توان در موقعیت‌های دیگری که یک تغییر ساده، اما مهم در حال رخ دادن است، اعمال کرد. سایر تغییرات تاریخ، تبلیغات، نقاط عطف، یا اعلامیه های محصول نیز می توانند از این قالب استفاده کنند.

یادداشت به روز رسانی ساختمان

جنبه های تدارکاتی یک تجارت وجود دارد که به کارمندان شما مربوط می شود، اما لزوماً شامل کار آنها نمی شود. این یادداشت نمونه ای از آشپزخانه در دفتر را به تصویر می کشد. این کمی ناراحت کننده است، اما نباید روی کار آنها تأثیر زیادی بگذارد. این می‌تواند برای سایر به‌روزرسانی‌های ساختمان، روزهای کاری از خانه، یا سایر اطلاعیه‌های گسترده اما جزئی اعمال شود.

یادداشت انجمن

جشن‌ها، رویدادها، روزهای موضوعی یا دیگر چیزهای سرگرم‌کننده برای کارمندان شما نیز می‌توانند از طریق یادداشت‌ها به اشتراک گذاشته شوند. یادداشت‌های انجمن مانند این مثال معمولاً کوتاه‌تر هستند، زیرا به اطلاعات پس‌زمینه یا جزئیات زیادی نیاز ندارند. اینها فقط باید حداقل شامل خلاصه، تاریخ و مکان باشند.

یادداشت های خود را به درستی بنویسید

تفاوت اصلی بین یک یادداشت و یک ایمیل فقط در سطح پیچیدگی نیست، بلکه در اندازه مخاطب است. یک یادداشت می تواند ساده یا پیچیده باشد، به شرطی که به طور مؤثر پیام شما را منتقل کند و به گروه دریافت کننده کارمندان مربوط باشد. و خود پیام باید واضح و مختصر باشد، مهم نیست از کدام قالب یادداشت استفاده می کنید.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در اکتبر 2018 منتشر شد و برای جامعیت به روز شده است.