مدیریت صحیح تماس ها برای کارآمد و منظم نگه داشتن کسب و کار شما ضروری است. اما در حالی که فناوری راه حل های بی شماری را برای مدیریت م contactsثر مخاطبین در مقیاس بزرگ ارائه می دهد ، بدون فرآیندهای خوب ، مخاطبین شما می توانند به سرعت کثیف شوند.
بدون برنامه ریزی مناسب ، مدیریت متمرکز و همگام سازی خودکار ، مخاطبین در چندین حساب ایمیل و پایگاه های داده دیگر پخش می شوند. هنگامی که فرایندهای مدیریت تماس شما خراب می شود ، ممکن است برخی از اعضای تیم وسوسه شوند که به راه حل های کاغذی یا DIY مراجعه کنند و مخاطبین را روی یادداشت های چسبنده یادداشت کنند ، جایی که ناگزیر گم می شوند یا گمراه می شوند.
با کار اضافی مورد نیاز برای پیدا کردن داده های مناسب و مرتب کردن موارد ، این دستورالعمل بهره وری برای هیچ کس نیست.
خوشبختانه ، با ترکیب بهینه فرآیند و فناوری ، می توانید دسترسی به این اطلاعات مهم مأموریت را در همه زمینه بهبود بخشید.
در اینجا پنج نکته برای بهبود سیستم های مدیریت تماس سازمان شما برای هموارترین عملیات ، بهره وری و قابلیت اطمینان آورده شده است.
تماس با بهترین شیوه های مدیریت
1. داده های خود را تمیز کنید.
جهان دیجیتال بسیار بزرگ است و هر دو سال یکبار به اندازه خود ادامه می دهد. با این حال ، بسیاری از این داده ها برای هیچ کس مفید نیست.
با داده های به اصطلاح بزرگ ، بزرگترین چالش در تعیین این است که کدام داده با ارزش است و کدام نه. وقتی نوبت به مدیریت مخاطبین شما می رسد ، داده های بد شامل مواردی است که به شما در ارسال پیام مناسب از طریق کانال های مناسب کمک نمی کند.
مثالها شامل اطلاعات تماس تکراری ، منسوخ یا نادرست ، و همچنین اطلاعات تماس شماست که به دلیل قوانین حفظ حریم خصوصی مانند GDPR نباید آنها را حفظ کنید. به همین دلیل است که قبل از ایجاد هرگونه تغییر عمده در فرایندهای مدیریت تماس خود ، باید مطمئن شوید که اطلاعات تماس شما به درستی تمیز و سازماندهی شده است.
برای سازمان هایی که هزاران مخاطب دارند ، عملاً غیرممکن است که داده های مخاطب را به صورت دستی پاک کنیم. در عوض ، شما نیاز به یک سیستم هوشمند برای یکپارچه سازی چندین منبع داده و خلاص شدن از شر اطلاعات مکرر ، نادرست یا قدیمی دارید.
ادغام مخاطبین بدون از دست دادن داده های مهم از اهمیت ویژه ای برخوردار است ، که می توانید با همگام سازی هوشمند پایگاه داده های مختلف و غنی سازی سوابق مخاطبین ، به جای حفظ اطلاعات فقط از یک منبع ، به آن دست یابید.
2. از پایگاه داده متمرکز استفاده کنید.
اطلاعات تماس نقش مهمی در هر بخش از هر کسب و کار ایفا می کند. چالش اینجاست که بخشهای مختلف اطلاعات تماس را به روشهای مختلف جمع آوری می کنند.
تیم های فروش معمولاً داده های خود را در CRM سازماندهی می کنند ، در حالی که بازاریابان داده هایی مانند آدرس ایمیل را از طریق برنامه های gen lead و سیستم عامل های بازاریابی ایمیل جمع آوری می کنند. سایر بخشها ، مانند منابع انسانی و پشتیبانی ، سیستمهای خود را برای مدیریت مخاطبین نیز دارند.
مدیریت تماس در مشاغل بزرگتر که شاخه های مختلف ابزارها و بسترهای متفاوتی را که همیشه با هم خوب کار نمی کنند ، بطور تصاعدی پیچیده تر می کند.
برای کاهش این مشکلات ، به یک پایگاه داده متمرکز نیاز دارید که همه افراد مناسب به آن دسترسی داشته باشند.
برای مشاغل بسیار کوچک ، یک دفترچه آدرس دیجیتالی مانند Google Contacts یا Microsoft Outlook ممکن است خوب باشد ، اما این برای شرکت های بزرگ کار نمی کند.
وقتی ده ها یا حتی صدها کارمند دارید ، به راحتی می توانید مخاطبین خود را در چندین برنامه پخش کنید ، بنابراین نیاز به CRM مبتنی بر ابر مانند HubSpot ، Pipedrive یا Salesforce به عنوان منبع اصلی حقیقت در پشته فناوری شما وجود دارد. به
اما CRM به خودی خود مشکل را حل نمی کند – شما باید با ایجاد ادغام برنامه های لازم بین CRM خود و بقیه ابزارهای تجاری خود ، همه داده های خود را همگام سازی کنید.
3. مخاطبین خود را تقسیم بندی کنید.
مگر اینکه سازمان شما مخاطبان بسیار خوبی داشته باشد ، ارسال یک پیام یکسان به همه افراد در لیست پستی شما فایده ای ندارد. حتی اگر کسب و کار شما از نظر جمعیتی تقریباً مشابه باشد ، ممکن است همچنان نیاز داشته باشید که مخاطبین را با مشتریان فعلی ، سرنخ ها ، مخاطبین داخلی ، تامین کنندگان ، شرکا و غیره گروه بندی کنید.
تقسیم بندی مخاطب یکی از قوی ترین تاکتیک ها برای بازاریابی ایمیلی است. تقسیم بندی لیست های پستی و استفاده از شخصی سازی ، نرخ باز شدن ، کلیک ها و تبدیل ها را افزایش می دهد ، فقط به این دلیل که ایمیل بیشتر برای مخاطبان شما مناسب خواهد بود.
روش بهینه برای تقسیم بندی لیست پستی شما کاملاً به کسب و کار شما و نوع افرادی که مورد توجه آنها است بستگی دارد. به عنوان مثال ، می توانید خبرنامه های متناسب با پست های وبلاگ برای مخاطبان خود ارسال کنید که بر اساس علایق آنها یا تعاملات قبلی با شما بیشتر به آنها مربوط می شود.
برخی از مشاغل لیست های خود را بر اساس ویژگی های جمعیت شناختی تقسیم بندی می کنند. دیگران مخاطبان خود را بر اساس زمان ، مکان و نحوه ثبت نام گروه بندی می کنند. دیگران افرادی را که قبلاً محصول خاصی خریداری کرده اند یا به لیست خواسته های خود اضافه کرده اند ، هدف قرار می دهند. شما همچنین می توانید بسته به آنچه برای شما مناسب تر است از ترکیبی از این تاکتیک ها استفاده کنید.
4- امنیت را در اولویت قرار دهید.
حفاظت از اطلاعات تماس و امکان اعتماد مشتریان به شما یکی از مهمترین جنبه های مدیریت تماس است.
حتی اگر داده هایی مانند نام و آدرس ایمیل همیشه اطلاعات حساس تلقی نشوند ، کاملاً تابع قوانین حفاظت از اطلاعات و حریم خصوصی مانند GDPR یا CCPA هستند.
این بدان معناست که شما باید هر اقدامی لازم را انجام دهید تا از قرار گرفتن لیست های پستی در معرض هرزنامه ها و مجرمان سایبری قرار بگیرید – و فقط از داده هایی که در اختیار دارید به گونه ای استفاده کنید که مشتریان شما به صراحت با آن موافقت کرده اند.
شما همچنین باید یک opt-in را اجرا کنید که به مشترکان اجازه می دهد صراحتا برای ارسال انواع مختلف ایمیل از جمله ارتباطات بازاریابی به شما اجازه دهند. همه سیستم عامل های اصلی بازاریابی ایمیل – مانند Mailchimp یا SendGrid – مطابق کامل با مقررات حفاظت از داده ها هستند.
این نه تنها به شما اطمینان می دهد که در سمت راست قانون بمانید ، بلکه به شما کمک می کند تا یک لیست پستی با کیفیت بالا با مخاطبین ایجاد کنید که در واقع می خواهند از شما بشنوند. اعتماد ، امنیت و حفظ حریم خصوصی باید از ابتدا در استراتژی مدیریت تماس شما ضروری باشد.
5. داده های خود را همگام سازی کنید.
حفظ اطلاعات مشتریان در انواع برنامه ها و خدمات مبتنی بر ابر می تواند یک کار دلهره آور باشد. اما یک پایگاه داده متمرکز و هماهنگ این مشکل را حل می کند.
در حالی که همیشه ایده خوبی است که تعداد برنامه هایی را که در مشاغل خود استفاده می کنید ، فقط به ابزارهای لازم برای انجام کار محدود کنید ، باز هم به احتمال زیاد ده ها ابزار در اختیار شما قرار می گیرد.
به عنوان مثال ، ممکن است از Mailchimp برای انجام کمپین های بازاریابی ایمیلی خود ، HubSpot برای CRM خود ، Zendesk برای مراقبت از مشتریان و ClickSend برای بازاریابی پیامکی استفاده کنید. همه این برنامه ها اطلاعات تماس را به طرق مختلف جمع آوری می کنند ، بنابراین به پایگاه های اطلاعاتی مختلفی می رسید که مدیریت آنها جداگانه زمان زیادی را می طلبد.
همگام سازی خودکار مخاطبین همه چیز را بین برنامه ها و دستگاه های تجاری شما کنترل می کند. این کار با همگام سازی داده های مناسب بین همه ابزارهای تجاری شما انجام می شود.
این همچنین به شما کمک می کند تا یک پایگاه داده مرکزی داشته باشید که در آن همه مخاطبین شما به آسانی در دسترس هر کسی که به آن نیاز دارد ، باشد. با همگام سازی برنامه های خود ، به هر تیمی در کسب و کار خود دسترسی آسان به داده های مهم را می دهید. به این ترتیب ، کارکنان موقعیت بهتری خواهند داشت تا بر وظایف استراتژیک تمرکز کنند و به جای گذراندن وقت خود در فرایندهای دستی خسته کننده و تکراری ، بر کارهای استراتژیک تمرکز کنند و مولد بمانند.