چگونه بهترین SOP ها را برای شرکت خود بنویسیم

این را تصور کنید: شما یک مدیر پروژه در یک شرکت بازاریابی بوتیک هستید که وظیفه دارد آموزش PM جدید را انجام داده و آنها را در نحوه انجام وظیفه خود برای برآوردن انتظارات تسریع کند.

برای برآوردن این درخواست ، احتمالاً باید مجموعه ای از اقدامات را که قبلاً تنظیم شده اند یاد بگیرید. این مجموعه اقدامات به عنوان یک روش عملیاتی استاندارد یا به اختصار SOP نامیده می شود و به عادی سازی عملکردهای شغلی کمک می کند.

از آنجایی که شرکت شما برای اجرای بیشتر به فرایندهای استانداردتری مانند مدیریت ادغام iPaaS یا ایجاد کمپین های ایمیل نیاز دارد ، SOP ها برای حفظ همه چیز در خط ارزشمند می شوند.

در این راهنما ، اصول اولیه SOP ها و نحوه نگارش آنها را توضیح می دهیم. سپس ، ما ابزارهای نرم افزاری مورد علاقه خود را برای ایجاد و اجرای SOP توصیه می کنیم. بیایید شیرجه بزنیم

مثال SOP

SOP خوب واضح است و به راحتی قابل خواندن است. SOP های خوب نوشته شده دارای مراحل کوتاه و ساده هستند و معمولاً در یک سند با برچسب مشخص ارائه می شوند.

در زیر نمونه ای از SOP عمومی برای فرایند خرید خودرو جدید آورده شده است. همانطور که نشان داده شد ، هر بخش به وضوح برای خواندن سریع و درک واضح برچسب گذاری شده است.

منبع تصویر

بیایید جزئیات این مثال را با جزئیات بیشتری بحث کنیم.

قالب روشهای عملیاتی استاندارد

• عنوان: SOP ها همیشه باید با عنوانی شروع شوند که به طور مختصر اما به طور کامل هدف سند را در بر می گیرد.
• شناسایی: این اطلاعات باید در بالای سند برای اهداف شناسایی ، شامل هرگونه شماره شناسه مربوطه ، نام بخش و امضای ضروری قرار گیرد.
• هدف: اگر خواننده ای بخواهد SOP را قبل از مطالعه بیشتر درک کند ، بخش “هدف” خلاصه ای از آنچه SOP توضیح می دهد ارائه می دهد. این بخش احتمالاً نیازی به طولانی تر از یک پاراگراف نخواهد داشت.
• تعاریف: در صورت لزوم ، تعاریفی از اصطلاحات اصطلاحاتی را که خوانندگان باید قبل از شروع بدانند ، قرار دهید.
• روش: قالب بخش روش بسته به پیچیدگی فرآیند متفاوت است. برای مراحل ساده تر گام به گام ، یک لیست شماره گذاری کار می کند. اگر کاربر باید بین دو یا چند مرحله در یک نقطه مشخص تصمیم بگیرد ، ممکن است نیاز به افزودن مراحل فرعی داشته باشید. اگر SOP شما شامل تصمیمات و چنگال های زیادی است ، احتمالاً یک نمودار جریان مناسب تر است.

1. لیستی از فرآیندها ایجاد کنید

برای شروع ، فهرستی عمیق از کارهایی که کارکنان برای مشاغل خود که نیاز به SOP دارند انجام می دهند تهیه کنید. برخی از بخشهایی که می توانند از SOP بهره مند شوند عبارتند از امور مالی ، حقوقی ، منابع انسانی ، خدمات به مشتریان و فناوری اطلاعات. به مشاغلی که دارای پروتکل سخت هستند فکر کنید. جایی که از دست ندادن یک مرحله ضروری است

به عنوان مثال ، یک متخصص روابط عمومی جدید باید مراحل نوشتن بیانیه های مطبوعاتی و تامین مطبوعات را برای شرکت خود بداند. این یک دلیل عالی برای ایجاد SOP است.

2. فرایند خود را فرمت کنید

با ارائه SOP می توانید خلاق باشید. تا زمانی که درک آنها آسان باشد ، هیچ محدودیتی در نحوه ایجاد گردش کار وجود ندارد. رایج ترین قالب های SOP شامل اسناد گام به گام ، نمودارهای گردش کار ، نمودارهای سازمانی ، دستورالعمل های دقیق و چک لیست ها است.

روابط عمومی چه نوع فرمت هایی را به بهترین نحو دریافت می کند؟ به احتمال زیاد نمودار گردش کار است. این به آنها این امکان را می دهد که ببینند چرا باید یک مرحله را برای رسیدن به مرحله بعدی انجام دهند. از نوشتن عنوان در بالا تا شامل لینک های صحیح ، هر مرحله به وضوح مشخص می شود.

3. ارتباط برقرار کنید

مطمئن شوید که فرایند نوشتن شما دقیق است. با کارمندانی که هر روز از آن استفاده می کنند صحبت کنید. از آنها بازخورد و مشاوره بخواهید. اگر آنها می توانند ویرایش ها یا راهنمایی های مفیدی را ارائه دهند که درک SOP را آسان تر می کند ، آنها را درج کنید.

به عنوان مثال ، یک منبع معتبر برای SOP در مورد نحوه نوشتن یک بیانیه مطبوعاتی معتبر ، احتمالاً یک روزنامه نگار یا مدیر ارشد در شرکت خواهد بود

3. بنویسید

SOP را با استفاده از روشی که برای موقعیت شما مناسب است بنویسید. به این فکر کنید که SOP را برای چه کسانی می نویسید و چگونه اطلاعات به بهترین نحو ارائه می شود. این نیز زمان مناسبی است تا بفهمید چه کسی مسئول به روزرسانی SOP در صورت نیاز است.

یک متخصص روابط عمومی به احتمال زیاد از SOP در مورد نحوه نوشتن بیانیه مطبوعاتی که دستورالعمل های خاصی در مورد قالب ارائه می دهد ، سود خواهد برد. مثلا، “پاراگراف یک باید 50-60 کلمه باشد که آلبوم ، گروه و مفهوم آنها را برای چرخه ضبط معرفی می کند، “و”پاراگراف دوم باید 30-40 کلمه باشد و شامل توضیحات کوتاه 2-3 آهنگ باشد.”

4. پیاده سازی

SOP ها باید حداقل سالی یکبار پس از اجرا به روز شوند. آنها همیشه باید نیازهای سازمان در آن زمان را منعکس کنند. حفظ آنها مهم است بنابراین کارکنان همیشه به روزترین اطلاعات را در مورد آنچه از آنها انتظار می رود روزانه داشته باشند.

SOP ها سریعترین یا کوتاهترین راهنمای نوشتن نیستند. اما آنها می توانند به یک پروژه زمانبر تبدیل شوند. نرم افزار می تواند به سرعت نوشتن کمک کند و ما چند ستاره فوق العاده را جمع آوری کرده ایم:

(در مورد قالب بندی لیست کمی مطمئن نبودم)

1. ترلو

قیمت: Trello سه برنامه قیمت گذاری ارائه می دهد: رایگان ، بیزینس کلاس (10 دلار در ماه برای هر کاربر و توصیه شده برای تیم های حداکثر 100 نفر) و Enterprise (17.50 دلار برای هر کاربر در ماه).

Trello یک ابزار زمان بندی است که به کاربران اجازه می دهد همکاری خود را با استفاده از “کارت” مشاهده کنند ، که مانند یادداشت های چسبنده مجازی برای هر برد است. Trello را می توان برای سازمان استفاده کرد. از تقویم سرمقاله گرفته تا SOP.

منبع تصویر

ما Trello را به دلیل سهولت داشتن همه اسناد در یک مکان دوست داریم. اگر در این صفحه مدیریت دفتر حرکت کنید ، می توانید لیستی از مسئولیت های برخی از کارکنان را مشاهده کنید.

2. HubSpot

قیمت: ابزارهای اتوماسیون HubSpot در اشتراک های حرفه ای و سازمانی Marketing Hub ، Service Hub ، Sales Hub و Operations Hub گنجانده شده است.

CRM HubSpot شامل ابزار گردش کار است که به کاربران اجازه می دهد از فناوری اتوماسیون بازاریابی در مشاغل خود استفاده کنند. گردش کارها اقدامات و/یا دستورات را به نمودارهای سفارشی تبدیل می کند.

منبع تصویر

ما ابزار گردش کار برای SOP ها را دوست داریم زیرا این گزینه را دارد که لیست ها را در یک نمودار تصویری بنویسد.

3. Evernote

قیمت: Evernote سه برنامه ارائه می دهد: رایگان ، شخصی (7.99 دلار در ماه) و حرفه ای (9.99 دلار در ماه).

Evernote یک برنامه محبوب یادداشت برداری است که به شما امکان می دهد کارهای بیشتری انجام دهید تا یادداشت های سازماندهی شده را انجام دهید. این برنامه سازماندهی ، همکاری و عملکردهای متعددی را ارائه می دهد. این برنامه همچنین دارای تعدادی الگو از جمله الگوی SOP است.

منبع تصویر

ما Evernote را به دلیل سازگاری با سیستم عامل های مختلف و قابلیت سازمان دوست داریم.

4. پایپفی

قیمت: Pipefy چهار برنامه ارائه می دهد: رایگان ، تجاری (18 دلار در هر کاربر در ماه) ، Enterprise (30 دلار در هر کاربر در ماه) و نامحدود (قیمت سفارشی).

Pipefy منابع و ابزارهایی را برای مدیریت فرایند ارائه می دهد. از میان مجموعه ای از الگوها (به طور جدی ، تعداد زیادی وجود دارد) را انتخاب کنید ، که اکثر آنها به صورت رایگان ارائه می شود. تعدادی الگوی SOP وجود دارد که نیازهای سازمان شما را مشخص می کند ، مانند “Team Team Onboarding”.

منبع تصویر

ما Pipefy را دوست داریم به دلیل فراوانی الگوهای موجود و عناوین الگوهای قابل فهم.

5. SweetProcess

قیمت: SweetProcess 99 دلار در ماه برای تیم های حداکثر 20 نفر است ، به علاوه 5 دلار در ماه برای هر کاربر اضافی. در برنامه سالانه ، این مبلغ به 82.50 دلار در ماه و 4.17 دلار در ماه برای هر عضو اضافی کاهش می یابد.

نوشتن SOP مربای اصلی SweetProcess است. شعار آنها این است: “چه کسی گفته است که نوشتن SOP باید دردناک باشد؟” بنابراین شما می توانید یک تجربه آسان را دنبال کنید.

منبع تصویر

SOPs That Rock بنویسید

SOP ها برای اجرای روان فرآیندهای داخلی اساسی هستند. آنها در وقت شما صرفه جویی می کنند ، به آشنایی کارکنان جدید با فرایندهای شما کمک می کنند و هنگامی که فرآیندهای شما تغییر می کند ، کارکنان با تجربه را به روز نگه می دارند. ارزش آن را دارد که آنها را برای روشن ، خوانا و قابل اجرا شدن وقت بگذارید.

برای الهام بیشتر ، روی قسمت زیر کلیک کنید تا بخش HubSpot با الگوهای آسان برای استفاده را بررسی کنید.

یادداشت ویراستار: این پست در ابتدا در اکتبر 2019 منتشر شد و برای جامعیت به روز شده است.